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CDE VFD—Editor

Der Compliance Document Editor CDE stellt ein Web-Tool zur Erstellung der Compliance Dokumentation für Einzelanwendungen dar. Die CDE-Variante VFD-Editor ist mit der Vorlage des TÜViT/VOI Standards zur Verfahrensdokumentation nach GoBS vorbesetzt.

Die Vorlage dient der Dokumentation von Anwendungen (DMS) und kann per MS Excel geändert werden. Die Vorlage wird als Inhaltsverzeichnis abgebildet.

Das Inhaltsverzeichnis ist durch Einfügen neuer Themenpunkte und das Löschen bestehender veränderbar. Jeder Themenpunkt ist editierbar, nimmt jeweils ein Dokument auf und kann einem Bearbeiter zugewiesen werden. Die Ausgabe in reinem HTML oder HTML mit Javascript (aufklappbares Verzeichnis) kann jederzeit erfolgen. Der HTML-Export ist autonom und kann in dieser Form unmittelbar auf CD übernommen, ins Intranet eingestellt oder per Mail verschickt werden.

Weitere Vorlagen für CDE: Internal Control (IT) nach COSO/Cobit; Interne Kontrolle nach IDW FAIT1/2/3

Aufbau und Funktion

Der VFD-Editor dient als elektronische „Büroklammer“ für einen Satz geordneter Dokumente, die von mehreren Nutzern bearbeitet werden können. Ein Set von Dokumenten wird für eine Anwendung erstellt.

Die Ordnung wird durch ein vorbesetztes Inhaltsverzeichnis mit erweiterbaren Dezimalklassifikation vorgegeben. Jedem Punkt des Verzeichnisses entspricht ein Thema. Zu jedem Thema gibt es ein MS-Word Hilfsdokument als Vorlage für den Bearbeiter, ein Feld für Angaben und Links sowie ein Feld zur Aufnahme eines Dokumentes (Format beliebig) und ein Feld für den Namen des Bearbeiters des Themenpunktes. Ein Statusfeld zeigt den Bearbeitungstand. Das Inhaltsverzeichnis ist die einzige Bearbeitungsoberfläche. Die Bedienung ist in wenigen Minuten erlernbar. Bestehende Unterlagen wie Office-Dokumente, Grafiken, Organigramme etc. werden als Datei (XLS, WORD, PDF, JPG, PNG ...) übernommen. Mitgelieferte Beispielvorlagen erleichtern den schnellen Einstieg. Die Anpassung auf die neuen GoBS erfolgt durch Übernahme einer Excel-Datei in die Datenbank.

Bedienung

Das Edit-Menü des Benutzers enthält vier Menu-Punkte:

• Anlegen
• Bearbeiten
• Exportieren
• Importieren

Anlegen: Eingabe der Projektparameter. Nach dem Anlegen der Verfahrensdokumentation für eine Anwendung wird ein Inhaltsverzeichnis mit allen Hilfsdokumenten (MS-WORD) erzeugt. In jedem Hilfsdokument sind die spezifischen Stichpunkte und Kriterien der Bearbeitung enthalten; das Dokument kann vom Benutzer kopiert (heruntergeladen) und verwendet werden.

Bearbeiten: Nach Auswahl einer Anwendung erfolgen alle Editierarbeiten über das Inhaltsverzeichnis, die zentrale Arbeitsoberfläche des VFD-Editors. Das Anklicken des Index öffnet ein Popup-Fenster zur Anzeige der Parameter; von hier aus können die Daten geändert bzw. Indizes gelöscht oder neu aufgenommen werden.
Das Anklicken des Index öffnet ein Popup-Fenster zur Anzeige der Parameter; von hier aus können die Daten geändert bzw. Indizes gelöscht oder neu aufgenommen werden.

Exportieren: Hier kann zwischen reinem HTML, HTML mit Javascript und XML gewählt werden. Mit dem HTML-Export wird eine vollständige Dokumentation mit allen Dokumenten ins Alias-Verzeichnis ausgegeben. Der XML-Export dient der Ausgabe der Sicherung einer Anwendung, die wieder importiert werden kann.

Administration

Das Administrations-Menu enthält die drei Menu-Punkte:

• Initialisieren
• Benutzer
• Löschen

Initialisieren: Laden einzelner oder aller DB-Tabellen aus MS Excel-Dateien; die Exceldateien dienen der Anpassung von Feldnamen und dem Import der Vorlage für das Inhaltsverzeichnis einschließlich der Hilfsdokumente. Mit Hilfe der Excel-Dateien werden Kontrolldaten in DB-Tabellen geladen, die festlegen, welche Felder in den Kopftabellen erscheinen.

Benutzer: Einrichten von Benutzerkonten mit Name, Passwort und Rechten, ändern des Passwortes und löschen des Kontos.

Löschen: Hier werden Anwendungen, Exporte in HTML und XML gelöscht. Diese Funktion ist nur dem Administrator zugänglich.

Stylesheet: Farbliche Gestaltung, Schriften und Parameter für Tabellen und Tabellenfelder können über das gelieferte Stylesheet manuell angepasst werden.

Eigenschaften

• Veränderbare Themen/Inhaltsverzeichnis
• Vorbesetzung durch User (MS Excel-Datei)
• Zu jedem Themenpunkt:
  • Stichpunktvorlage
  • Statusangabe
  • Owner / Bearbeiter
  • Hilfsvorlage (MS-Word)
  • Dokument (Datei) & Angaben
• Rechtetrennung Administrator/Benutzer
• Userrechte: Admin/Projekt/Index/All
• Einfügen von Hyperlinks (http://..)
• Einfügen bestehender Dokumente
• Export einer vollständigen VFD in HTML
• Export / Import in XML (MS-Schema)
• Mehrere Dokumentationen erstellen
• Mehrbenutzerfähig (Server/Intranet)
• Bedienung: intuitiv - nur 4 Menüpunkte
• Einfügen beliebig-formatiger Dokumente
• Sprachen: Dictionaries in MS Excel
• DB-Initialisierung mit eigenen Vorlagen

Technische Daten

• Betriebssysteme: Windows XP Pro, Windows7 Pro, Server 2003; Mac/Linux (PHP)
• W3Server: IIS 5.0/6.0/7.5 / Apache
• Datenbank: Sqlite3
• Programmiersprache: ASP oder PHP
• Browser: MS IE, Chrome, Firefox, Opera