Lösungen

...für Datenübernahme aus Kassensystemen

Auszug aus dem Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen vom 26.11.2010 zur Ausweitung des Datenzugriffs auf Kassensysteme:

"Steuerlich relevante Einzeldaten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen."

Der Beschluss des BMF stellt Unternehmen zum Teil vor große Probleme. Um diesen Unternehmen zu helfen, mit Einhaltung der Gesetzesvorgaben, haben wir eine Lösung entwickelt, Kassendaten tagesaktuell revisionssicher zu archivieren und zeitnah wieder abzurufen. Hierbei ist die Anzahl der Kassensysteme (Filialen) und der Datenumfang unerheblich.

Die Verfahrensschritte:

1. Übernahme der Kassendaten (tagesaktuell)
2. revisionssichere Archivierung der Daten in einem standardisierten Format (csv, xml etc.)
3. Datenabruf aus dem Archiv (via Audit-Datenbank) für die Betriebsprüfung oder interne Zwecke
4. Datenzugriff (Z1, Z2, Z3) für den Betriebsprüfer

Das Managen und der Abruf der archivierten Kassendaten erfolgt über die GDPdU-Plattform CIC (Compliance Information Center). Auf "Knopfdruck" werden Daten vom CIC gezielt aus dem Archiv genommen, die "Business Logik" zwischen den Daten hergestellt, und dem Anwender dargestellt. Der Export der Daten geschieht in einem allgemeingültigen Format (IDEA, Z3 etc.) und entspricht damit den Vorgaben des BMF.

Dieser Lösungsansatz realisiert ein "auswertbares Archiv", das auch von der Finanzverwaltung akzeptiert wird.