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Tributus ILM-Strategie

Information Lifecycle Management (ILM)

War Information Lifecycle Management Anfang des Jahrhunderts noch ein Hype-Wort der Speichersystemhersteller, verbirgt sich heute dahinter eine recht komplexe Aufgabenstellung innerhalb der IT-Governance. Wie Lebewesen durchlaufen Informationen einen bestimmten Zyklus. Sie werden als Daten erzeugt oder importiert, eine Zeit lang operationell genutzt, dann archiviert, irgendwann gelöscht und evtl. sogar auf Datenträgern vernichtet.

Gerade am Ende dieses Zyklus muss man sich mit dem weiteren Umgang und Verbleib der relevanten Daten auseinandersetzen.

Aufbewahrung und Archivierung

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Geschäftsdaten ist eine Compliance-Forderung des Gesetzgebers; das Unternehmen hat "to comply with", also getreu den Regularien zu handeln.

Weitere Forderungen nach der Aufbewahrung von Daten können aber auch durch BI, Service-Verpflichtungen (z.B. Kontoauszüge auf zehn Jahre verfügbar), Standards oder allgemein durch die Corporate Governance gestellt werden. Die elektronische Archivierung als technische Umsetzung der Aufbewahrung durch die IT erfolgt unter der Überschrift der "revisionssicheren Archivierung".

Zum Glück sind die teilweise schwierigen Aspekte der elektronischen Archivierung in Normen und Referenzmodellen umfänglich diskutiert und geregelt (ISO 14721 OAIS Open Archival Information System; DIN ISO 15489-1/-2 Records Management etc.). Eine grobe Veranschaulichung für die Position der Archivierungsphase innerhalb des gesamten Lebenszyklus soll das folgende Bild liefern:

Die ILM-Strategie der Tributus besteht darin, Unternehmen eine Lösung zu bieten, bei der Daten aus Alt- und Produktivsystemen in einem standardisierten Format zentral und revisionssicher archiviert werden. Die Datenübernahme erfolgt aus den verschiedensten Liefersystemen zur Aufbereitung für z.B. Finanzprüfungen, Chargenverfolgung usw.

Bei Bedarf werden die archivierten Daten schnell und sicher über die Business Audit Platform CIC (Compliance Information Center) aus dem Archiv abgerufen, verwaltet und exportiert. Aufwendige und zeitintensive Recherchen nach Daten, verteilt über die gesamte IT-Landschaft, gehören damit der Vergangenheit an.

 

Lösungsmodell

 

In der Lösung gibt es verschiedene "Prüferrollen", die in Absprache mit den Fachabteilungen (Steuern, IKS/Compliance etc.) einen Zugriff auf die archivierten Daten vorsehen. Pro Prüferrolle können alternative Sichten auf die Inhalte erstellt werden. Welche Daten ein Prüfer sieht, bestimmen die Fachabteilungen. Über die Lösung werden die drei Zugriffsarten (Z1, Z2, Z3) realisiert. Ein Datenexport ist im CSV-, IDEA-, PDF-Format etc. möglich.

Um eine langfristige und unabhängige Perspektive zu bieten, setzt die ILM-Lösung auf Standard Komponenten auf. Daten werden in einem standardisierten Format (CSV, XML) archiviert.

Die Business-Logik der Ursprungssysteme bleibt bei der Übernahme erhalten und wird in vielen Fällen übertroffen.

Die Anwendung ist so aufgebaut, dass ein Auftraggeber, nach erfolgter Schulung, die Archivierung, die Administration und das Managen (Recherche, Auswertung, Export usw.) der Daten selbständig durchführen kann und damit unabhängig vom Anbieter ist. Auf Wunsch steht die Tributus bei zeitlichen und personellen Engpässen für Archiv-, Customizing- oder Prüfungsarbeiten als Dienstleister zur Verfügung.

Die ILM-Lösung CIC ist systemunabhängig, so dass alle gängigen IT-Infrastrukturen in Bezug auf Betriebssysteme, Datenbanken, Archive/Storage etc. unterstützt werden.

Es wird entweder die inhouse bestehende Hardware und Software genutzt oder auf Wunsch eine Alternative empfohlen. Für die Installation wird ein Server (Windows, Unix, Linux, AIX etc.), eine Datenbank (Oracle SQL, Microsoft SQL, DB2, MySQL etc.), ein Archivsystem (NetApp, OpenText/Ixos, KGS, EMC, ASG etc.) und ein WAS (Tomcat, JBoss, WebSphere etc.) benötigt.

Das CIC wird einmalig auf einem Server installiert. Angebunden werden ein Archiv/Storage und eine Datenbank. Die angelieferten Daten werden validiert und dann in das Archiv gespeichert. Der Abruf der Daten erfolgt über das CIC. Die abgerufenen Daten werden aus dem Archiv in eine temporäre Datenbank gezogen, in der Sie für Recherchen, Auswertungen, Prüfungen, Export etc. zur Verfügung stehen. Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, können diese aus der temporären Datenbank gelöscht werden, um die Performance hoch zu halten.

Da das CIC browserbasiert ist, kann man über einen gesicherten Zugriff mit allen gängigen Browsern über das Inter- oder Intranet auf das System zugreifen. Eine Client Installation ist dadurch nicht notwendig.

Das CIC ist multiuser- und multimandantenfähig. Es ist mehrsprachig und kann innerhalb kurzer Zeit in eine beliebige Sprache übersetzt werden.

 

Archivierung von Massendaten (Big Data)

 

Quick-Facts:

Lösungs-Schwerpunkte:

• Archivierung von (rechts-/finanz-)relevanten Daten und Dokumenten und Zugriff auf diese
• Datenbanken entladen/entlasten (Decommissioning)
• Übernahme von Altdaten aus Mainframe- oder Legacy-Systemen
• Verarbeitung von Massendaten (Big Data)
• Dokumentation von Prozessanforderungen (SOX, GoBS, etc.)

Beispiele für Liefersysteme sind z.B.:

• ERP -> SAP, Sage, Infor, Microsoft/Navision etc.
• Datenbanken -> Oracle, IBM, Microsoft, Exasol etc.
• Mainframe Systeme/Applikationen -> AS/400, Adabas, VSAM, DB2, IMS etc.
• Finanz-Systeme -> Avaloq, V3 Fonds SunGard, SimCorp Dimension etc.
• Kassensysteme (für die tagesaktuelle Übernahme von Kassendaten)
• Smart Meter Systeme (für die tagesaktuelle Übernahme von Haushaltsdaten)

Vorteile im Überblick:

• Rechtskonforme Archivierung nach GDPdU, SOX, GoBS
• Rechtskonforme Vorhaltung der Daten auch ohne Altsysteme/Mainframe
• Archiv für Mainframe-Daten
• Daten können gleichzeitig aus aktuellen Produktivumgebungen und Altsystemen übernommen und standardisiert werden
• Abschaltung von Alt-/Mainframe-Systemen wird möglich
• Business Logik der Liefersysteme bleibt erhalten
• Datenmanagement und Datenabruf auf Knopfdruck
• Ausgabemöglichkeit über Webclient als CSV, PDF, Excel, XML, Idea etc.
• Systemunabhängige Lösung
• Recherche nach Daten wird erheblich beschleunigt
• Kurze Projektdauer
• Migrationen ohne Restload
• Von Wirtschafts- und Steuerprüfern empfohlen